איך לשתף פעולה עם עמיתים לעבודה באמצעות טכנולוגיה?

המצב הנוכחי - הכורח לעבוד מרחוק - חדש לכולם, לעובדים ותיקים וצעירים, ברוכים הבאים לעידן העבודה מהבית.

אחת ההשלכות של מגפת הקורונה היא המעבר הפתאומי לעבודה מרחוק של חלק גדול מכוח העבודה. לחלקנו, המעבר חלק למדי בזכות ההיכרות שכבר הייתה לנו ממילא עם אמצעים טכנולוגיים כמו שיחות ועידה ושיחות בתוכנת זום. אחרים יצטרכו להסתגל לכללי ההתנהגות בעולם הדיגיטלי ולשימוש באמצעים טכנולוגיים. עיינו בהנחיות ובעצות השימושיות הבאות והפיצו לעמיתים לשיפור שיתוף הפעולה.

קבעו ערוצים לסוגים שונים של התקשורת

והקפידו להיצמד למטרות שלהם. הצורך לחפש מידע בהודעות דוא"ל, הודעות טקסט, הודעות ווטסאפ, הודעות קוליות וסוגים נוספים של תקשורת עלול להוסיף ללחץ הקיים ממילא. חלוקת התקשורת לסוגים שונים, לדוגמה, פריטים דחופים לעומת פריטים לתכנון ארוך-טווח, יכולה לסייע כל עוד ברור לכולם באיזה פורום משתמשים בסוג תקשורת מסוים. ברגע שמסכימים על שיטה, קל יותר לכולם למצוא מה שדרוש להם, בלי לבזבז זמן.

אפשר גם לשוחח טלפון. זוכרים?

לפי כלל אצבע, שולחים שתיים-שלוש הודעות דוא"ל הלוך ושוב לפני שמרימים טלפון. לפעמים, מהיר ויעיל יותר לשוחח בטלפון 5-10 דקות ולעבד את כל הפרטים, מאשר להמשיך להעביר הודעות דוא"ל הלוך ושוב. לא מזיק גם לדבר עם מישהו – אפילו בטלפון – כדי להרגיש פחות מבודדים.

נצלו את כלי הצ'אט בתבונה

כלים לצ'אטים מהירים בטקסט (כמו Slack או Microsoft Teams) יכולים לחסוך זמן רב כאשר מדובר בשאלה מהירה במקום להתחיל לחבר הודעת דוא"ל שלמה. אבל אם הצ'אט מתגלגל לדיון ארוך יותר, הוא עלול לגזול יותר מדי זמן וייתכן שעדיף לקיים שיחת ועידה או בכל זאת לכתוב הודעת דוא"ל. בנוסף, ההתראות הקוליות של הודעות נכנסות מסיחות מאד את הדעת. הרגישו חופשי להפעיל הודעת 'לא במשרד' או לעבור לסטטוס 'עסוק' אם אתם רוצים לעבוד ללא הפרעות והסחות דעת.

להמעיט בשימוש בפונקציה 'השב לכולם'

במקרים רבים ומתוך כוונה לעדכן את כולם, אנשים בוחרים להשתמש בפונקציה 'השב לכולם'. אך לפני שאתם עושים זאת, עצרו לרגע כדי לחשוב אם כל המכותבים באמת צריכים לדעת מה שאתם עומדים לשלוח. תקשורת-יתר במונחים של 'השב לכולם' עלולה להציף את תיבות הדואר הנכנס של כולם ולהסתיר תכתובות חשובות באמת שזקוקות לטיפול דחוף.

אמצעים טכנולוגיים הם כלי מבורך, שמסוגל לחבר בינינו גם ממקומות רחוקים או אזורי זמן אחרים, בייחוד אם אין דרך אחרת לתקשר. אבל הם גם עלולים להשתלט על הזמן שלנו. לכן בעבודה מרחוק, הקפידו שהטכנולוגיה תשרת אתכם ושלא תהפכו לעבדים בשירות הטכנולוגיה.