מנהל/ת משרד וניהול תפעול ופרויקטים בת”א

תיאור התפקיד:
תפקיד מרכזי ובעל אחריות רחבה הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי של משרדי הוועד, לצד הובלת תהליכים תפעוליים ופרויקטים מורכבים.
התפקיד דורש רמה מקצועית ואישית גבוהה, עצמאות, יוזמה, יכולת הובלה בפועל וירידה לפרטים, תוך עבודה מול ממשקים רבים ובכירים.

תחומי אחריות מרכזיים:
1. ניהול משרדי הוועד
– ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של משרדי ועד ארגון המנהלים ומורשי חתימה
– תיאום, בקרה וסנכרון בין כלל הגורמים
2. הובלת תהליכים וניהול פרויקטים
– הובלת תהליכים לוגיסטיים מורכבים.
– ניהול פרויקטים מקצה לקצה, לרבות: אתרי מתנות, נופשים וגיבושים בארץ ובחו”ל
– עבודה שוטפת מול ספקים – הצעות מחיר, הזמנות, תיאומים, ובקרה.
3. ניהול מערכות מידע ונתונים
– תחזוקה ועדכון שוטף של מאגרי הנתונים של הארגון
– ניהול מערכת החזר נופשים.
– עבודה מתקדמת עם Excel, יישומי Office ומערכות מידע נוספות
– אחריות על שמירה ואחסנה של מסמכים ונתונים בספריות הוועד.
5. ניהול אדמיניסטרטיבי מתקדם
– תיאום פגישות וניהול יומנים מורכבים (outlook) עבור יו”ר הוועד עם חברי הוועד, הנהלת הבנק, משאבי אנוש, ספקים, הסתדרות, עורכי דין וגורמים נוספים.
– הכנת פרוטוקולים וסיכומי ישיבות
6. תקשורת פנים ארגונית
– תחזוקה שוטפת של קבוצות WhatsApp, פייסבוק ואפליקציית הארגון
– הכנה והפצה של עדכונים במדיות השונות לחברי הארגון
– מענה שוטף יומיומי לפניות חברי הארגון
דרישות התפקיד:

– ניסיון מוכח בתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי ותפעולי מורכב ו/או בניהול פרויקטים.
– שליטה גבוהה מאוד ב-Excel וביישומי Office
– אוריינטציה טכנולוגית גבוהה ויכולת עבודה עם מערכות מידע.
– יכולת ניהול משימות מרובות ותעדוף בסביבה דינמית.
– יכולת עבודה עצמאית, יוזמה ו”ראש גדול”
– תודעת שירות גבוהה מאוד ויחסי אנוש מצוינים.
– סדר, ארגון וירידה לפרטים ברמה גבוהה
– נסיון בסביבה ארגונית מורכבת ועבודה מול  גורמים בכירים.
– השכלה: תואר ראשון – יתרון